การสื่อสาร (Communication)
การสื่อสาร (Communication) คือกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล การถ่ายทอดสาร จากบุคคลหนึ่ง (ผู้ส่งสาร ) ไปยังบุคคลหนึ่ง ( ผู้รับสาร ) บุคคลต่อบุคคล และบุคคลต่อกลุ่มโดยใช้สัญลักษณ์ สัญญาณ หรือพฤติกรรมที่เข้าใจกัน ที่มีความหมายตรงกัน
ประสิทธิภาพ (Efficiency)หมายถึง ผลงานปฏิบัติงานที่ทำให้เกิดความพึงพอใจและได้รับผลกำไรจากการปฏิบัติงาน
ความหมายของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือ ความสำเร็จในการสื่อข้อความที่ต้องการสื่อ ทั้งด้วยวาจาหรือด้วยวิธีการอื่นไปยังบุคคลผู้เกี่ยวข้องให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน เห็นพ้องต้องตรงกัน
เกิดความพึงพอใจกัน โดยวัตถุประสงค์ของการสื่อสารที่สำคัญ 2 ประการก็คือ
1. การบรรลุถึงเป้าหมายที่วางเอาไว้
2. การสร้างและรักษาความสัมพันธ์
การสื่อสารที่ดี
1. การสื่อสารที่มีประสิทธิผล จะเกิดขึ้นได้ เมื่อผู้รับสารตีความหรือแปลข่าวสาร และความเข้าใจความหมายของข่าวสารได้ถูกต้องตรงตามที่ผู้ส่งต้องการ
2. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ อาจพิจารณาได้จากเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่ใช้ในการสื่อสารหากการสื่อสารแบบใดใช้เวลาน้อย ประหยัดค่าใช้จ่าย และทรัพยากรขององค์การได้มาก วิธีการสื่อสารนั้นมีประสิทธิภาพ
องค์ประกอบที่จะทำให้การสื่อสารระหว่างบุคคลมีประสิทธิผล มีดังนี้
1. ควรกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการส่งข้อมูลข่าวสารให้ชัดเจน
2. ควรให้ข้อมูลข่าวสารด้วยความระมัดระวัง
3. ควรเลือกรูปแบบของสารที่เหมาะสมกับสถานการณ์และทำให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด
4. ควรเลือกใช้วิถีทาง หรือช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม
5. ควรรวบรวมข่าวสารที่ผู้ส่งทำการส่งผ่านมาตามสื่อต่างๆให้สมบูรณ์
6. ควรทำความเข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ได้รับให้ชัดเจน
ความหมายและความสำคัญของการสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กร
การสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กรหมายถึง กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารข้อเท็จจริง หรือความรู้สึกตั้งแต่บุคคลสองฝ่ายขึ้นไป โดยฝ่ายหนึ่งเป็นผู้ส่งข่าวสารและอีกฝ่ายหนึ่งเป็นผู้รับข่าวสาร ซึ่งทั้งสองฝ่ายอาจเป็นบุคคลภายในองค์กรเดียวกันหรือต่างองค์กรก็ได้ ทั้งนี้กระบวนการสื่อสารระหว่างบุคคลอาจทำได้ด้วยการพูด การเขียน หรือการแสดงลักษณะท่าทาง ซึ่งเป็นเครื่องมือในการสื่อความหมายที่ต้องการให้ผู้อื่นทราบ เมื่อผู้รับได้รับข่าวสารจะทำการแปลความหมายของข่าวสารแล้วแจ้งข่าวสารที่ผู้รับเข้าใจกลับไปยังผู้ส่งเพื่อยืนยันความเข้าใจข่าวสารนั้น
1. วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร
- การกระจายข่าว
- การจูงใจ
- สายการบังคับบัญชา
- ด้านความรู้
- ภาพลักษณ์
2. ความสำคัญของการสื่อสารต่อการบริหารงาน
ผู้บริหารมีส่วนสำคัญในการใช้สารสนเทศในการตัดสินใจ ความสำคัญจึงมักมาจากประโยชน์ที่ได้รับ
- ประโยชน์ของการสื่อสารระหว่างบุคคลในสำนักงานต่อผู้บริหาร เช่น สร้างความร่วมมือความสามัคคี การควบคุม และการรวบรวมข้อมูล
- ประโยชน์ของการสื่อสารระหว่างบุคคลในสำนักงานต่อพนักงาน เช่น ความเข้าใจคำสั่งมีความสามัคคี
องค์ประกอบของการสื่อสารระหว่างบุคคล
1. แหล่งที่มาของข่าวสาร/ผู้ส่งสาร กระบวนการสื่อสาร ประสิทธิภาพของผู้ส่งสารจะขึ้นอยู่กับ
- ความรู้ความชำนาญ
- ทัศนคติ
- ระบบสังคม
2. การแปลข้อมูลข่าวสาร ความคิด และความรู้สึก ผ่านเครื่องมือต่างๆ ได้แก่ ภาษาพูด ภาษาเขียน สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ
- การระมัดระวังในการเลือกคำ
- การเลือกใช้รูปแบบข้อมูล
- การจัดลำดับความสำคัญ
- การย้ำข้อมูล
3. สาร หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือข้อความที่ผู้ส่งข่าวสารต้องการสื่อความหมายแก่ผู้รับ เช่น ภาษากาย ภาษาพูด ภาษาเขียน โดยแนวทางการใช้ภาษาเขียนที่ดี ต้องประกอบด้วย การ
ร่าง การกลั่นกรอง การจัดเรียงลำดับความสำคัญ
4. ช่องทางการสื่อสาร หมายถึง วิถีทางที่จะส่งข่าวสารจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร ซึ่งที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด คือ การสื่อสารแบบเผชิญหน้า
5. ผู้รับข่าวสาร หมายถึง บุคคลคนเดียว หรือสถาบัน ที่ได้รับข้อมูลข่าวสารจากผู้ส่ง หรืออีกนัยหนึ่งหมายถึง จุดหมายปลายทางที่ผู้ส่งต้องการส่งข่าวสารมาถึงผู้รับสาร
6. ผลสะท้อนกลับ ( feedback ) หมายถึง การตอบสนองของผู้รับข่าวสาร ซึ่งเกิดจากการแยกแยะหรือวิเคราะห์ข้อมูลข่าวสารแล้วส่งผลกลับไปยังแหล่งข่าวหรือผู้ส่ง ทำให้เกิดการสื่อสารแบบสองทาง ผลสะท้อนกลับเป็นเครื่องมือที่สำคัญมากสำหรับผู้ส่งข่าวสารในการประเมินประสิทธิผลของการสื่อสาร คือ
- ผลสะท้อนกลับในทางที่ดี
- ผลสะท้อนกลับในทางที่ไม่ดี
สรุปการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น